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抱团打天下:美国施乐公司团队精神创造的奇迹-第5章

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  你会从顾客那里听到满耳牢骚,他们知道哪里不对劲。产品或服务的供应商也会提供有益的意见,因为他们对你公司的长处从缺点可能已经研究经年,大部分人会很乐意与你分享资讯,因为你的成功就是他们的成功。

  在接管新任务前先做好这项家庭作业,否则你将只会每天坐在办公室里对着自己的肚脐发呆。走进克利夫兰办公室时、我已知道它的致命伤在哪里,对每名业务代表的表现绩效也都了然于胸。我想强调,不论做什么事,事前准备都是最重要的。销售,基本上是个三步骤的动作,第一,你要先找出潜在客户;第二,提出一份会令客户信服,并满足客户需求的企划书;第三,签下这笔生意。这一切,都是从准备开始。

  接下来谈谈我的实际作法。在第一次会议上我宣布,从此刻开始,每个人,除了分析人员及其他支援幕僚外,必须将每周行事历交给我的助理蕾妮·史密斯(Renee Smith),行事历上必须写明每天有哪四次的销售拜访;每个人——包括我自己。

  笨问题,聪明答案我并未要求每天要有四张订单,我要求的是每天四次拜访。厉害的业务代表或许可以半打瞌睡就做完四次拜访,但是对大部分人来说,情况就没那么简单。星期一找出四个新客户名字可能不难,星期二可能也还没问题,星期三就会有点困难,到了星期四及星期五,相当的压力及焦虑就会上身。这样做的目的是要让生产力上升,但克利夫兰之前所做的种种动作根本行不通。我要促使那些表现优异者尽快跨出大步向前,从而刺激其他人至少试着挺身而出打一场仗。

  这项工作可不是简单的学校作业。接着我再教诸位第二招秘诀:永远不要盲目地认定任何事。以克利夫兰为例,我有预感业务人员不会乖乖奉行最基本的每日销售拜访,所以我决定更深入地要求。由最基础的要求开始,我逐步挑战所有人基本的销售动作,这样的要求会迫使经理人及业务代表组织起来,开始拟定销售计划。前面我曾经提过,“销售”的三项基本要素中,第一步就是要辨别出潜在客户,要做到这一点,业务人员必须认真评估自己的责任区,而不是被动地等待机会到来。我们的低订单率及低产品展示率在在都显示,无法丰收的原因是来自播洒的种子不够多。或许这还不是克利夫兰所面对的问题,如果真的不是,我就能立刻知道问题原来还在更深、更后面的环节上。以一天4 次拜访,一个星期就有20 次,再乘上44 名业务员的比率来看,我们很快就能了解到底有多少潜在客户。

  我告诉所有人,我会仔细看每个人的行事历,并随时查问进展情况。就像著名的四格漫画“花生”,那个生活在漫天乌云、尘埃下,却仍不停问问题的散漫卡通人物猪头皮一样,我随时都有一大串嗡嗡作响的问题:“客户对新产品的反应如何?”“你有没有要求去做展示?”“多久后才会谈下这笔生意?”

  问问题,间问题,不停地问问题。这使我想起一句老话:“只要你不问任何问题,我就不说谎。”在这里我想把它颠倒过来:只要你回答我的问题,我就会告诉你真相。不要害怕问问题。当然,有些人不会认同这样做,但是你问得愈多,就愈能评估你所听到的答案的真实性。有些主管相信问太多问题,会让部属认为这个主管的能力不足,无法胜任,主管因而转为沉默,甚至忽视问题。唯一真正笨的问题是,当你该问的时候却没有开口。

  根据史实,传奇人物拿破仑每参加一项会议或是每视察一支部队时,言行举上都仿佛是那个场台中最笨的人。他会趋前向别人询问无数个问题,在别人面前从不害怕展示他的无知。但是当拿破仑离开视察的场合时,他就会变成最聪明的人,因为他吸收了每个人的专长。

  问问题,不仅只有资讯的价值,它更能强迫产生结果。谨记,如果未达最低基本要求不需要承担任何后果,那最低标准就永远不会达成。拿行事历的例子来说,问题及结果的产生如下:

  “昨天你为什么没有交出行事历?”

  “抱歉,法兰克,我昨天一大早就开始忙,忙得没有时间做这件事。”

  “你在忙什么?”

  “噢,马斯特桑公司这家客户开始有了复活的迹象。”

  “太好了!情况如何?”

  “我无意间接触到他们的主要决策者。”

  “那是谁?”

  “杰洛·泰斯。”

  “这个人对我们有兴趣吗?”

  “有一点,不过他并未明显表态。”

  “下星期安排个拜访,我和你一起前往,看看能帮什么忙。”

  “将军!”就像下象棋般,我使了决胜负的撤手铜。也许我听到的是实话,也许不是,但不论真话假话,这些像瘟疫般令人害怕的问题,使我能够:

  第一,真正了解我的业务人员;第二,表达我的支持,以及培养业务人员签下潜在生意的能力。

  在另一方面,业务人员可能就要承担一些后果。他没有交上行事历,就必须接受我的“拷问”,这可能就够糟了;如果他说实话,他立刻就会知道下次最好是交上行事历,也不要再来个三度拷问;如果他说谎,那我的紧迫盯人也会使他身处危险边缘,在我揭穿他之前,他必须在马斯特桑这个客户身上下点功夫,以便挤出一笔生意。更重要的是,下星期的行事历将会很准时地出现在我桌上。

  我要求员工,并且观察他们。一个主管如果不这样做,就注定要陷入麻烦。克利夫兰第一次会议的主要目的,就是要清楚而直接地让所有人知道我的期望及要求。我不希望部属东猜西猜的,因为他们可能会猜错,而且这对他们来说并不公平。这个方法实施之后,经理人就能体会我的用意及做法,进而亲自采用这套要求期盼及观察技巧。经由逐步地传递这些经验,就能使每个人朝相同方向前进。

  会议中我告诉每个人,根据以往的纪录,克利夫兰已经失去工作伦理,而我们必须重新发现它。

  做业务的时间是在上午9 点到下午5 点。这样一宣布,我等于就在要求他们:做业务必须与客户面对面,而在这段时间里,每个人都必须走出办公室。事前准备、文书作业、小组会议都必须安排在早上8 点半以前或下午5点之后。

  后勤支援性的功能经常会阻碍正常业务的发展,但业务人员的工作应该是卖影印机、印制系统,以及其他相关产品;因此任何会阻碍这项工作的事情,包括后勤支援,都应该排除到最低。

  以“行事历”的作法为例,我期盼它能使“行动”迅速展开。身为地区负责经理人,我可不需要整个办公室极有效地进行官僚作业,却无业务能力。

  “赶公文进度”是个让业务人员离开主力战场的美丽借口,即便是最顶尖的业务人员也会爱死了“假赶公文之名,行摸鱼之实”的机会。的确,“销售”

  是个令人筋疲力竭的工作,也没有人天生就愿意去碰钉子。“??抱歉”,“??等一下再来”,“??下个月试试看”等字眼也许不同,但它们都代表闭门羹。身为一名业务人员,你就是每天都会听见它。而在逃无可逃的心情下,业务人员自然很快就会爱上可以摸鱼的公文作业。

  限制管理性事务及事前准备工作,只能在早晨或傍晚进行,我也挑战了“帕金森定律”(Par kinson’s Law)——工作延长到可应用的私人时间。

  如果一个人必须应用私人时间去填表格或准备报告,那你绝对可以相信那个人会拼老命,极有效率地完成这些工作。

  滑雪帽的远景开会时,我的左手一直抓着一顶织工细密的黑色滑雪帽,每当说话时,我就会举起它,使每个人都能清楚地看到帽子上那个纽约州知名度假区的标志。“这就是我们明年要去的地方,”我说,”我希望每个人都和我一起到那里去庆祝、度假。今年克利夫兰将会有个令人惊异的巨大转变,你们每个人都有资格享有这项殊荣,因为克利夫兰会再度回到第一名——一个原本属于我们的地位。”这顶滑雪帽象征一个远景——克利夫兰第一。那年不管参加任何会议,我都带着那顶“该死”的帽子。

  找一些远景的象征,并善用它们。当我拿出那顶帽子,每个人都知道我的意思,不需要我说任何一句话。而那顶帽子也不时提醒众人,我的领导风格是:有付出的人一定有收获。这是一项体验,在本书中我会一直运用不同的方法来印证这项体验。

  我认为主管应该常问:“你最近为我做了什么?”一名业务代表或经理人可能在上个星期或上个月是个超级明星,但如果今天不再是超级明星,那就不是。同样地,他们也可以对我做完全相同的要求。那顶滑雪帽代表了这种双向的决心及承诺,因而每次它出现时,就代表了我从未忘记我的承诺及期待。

  到滑雪度假区度假,我知道必须以好几个月的努力为代价。但我必须确使所有人了解即将到来的结果可能有好有坏。“改变”一定会发生,进行的节奏更会是迅雷不及掩耳,我无法保证每个人都能达成目标,但我承诺将与他们同甘共苦,训练他们,用各种方法去支持他们。追求卓越,我们必须丝毫不留情。

  他们当时并不了解,但现在应该了解了,那个滑雪度假之旅,其实才是能窥探我灵魂的窗口,才真是我所钟爱的。我喜欢玩乐,玩吉他,高唱一曲,虽然已年过30,但我一直是忠心的叛逆摇滚歌迷。嘿!我可是从“史普林斯汀”(Bruce Springsteen,美国摇滚巨星)大学获得企管硕士的。

  青少年时期的夏日里,我常和朋友们一起到布鲁斯·史普林斯汀演唱的小酒馆流连厮混。在被外界发现之前,它一直是我们几个哥儿们之间的小秘密。史普林斯汀浑厚的抒情嗓音,总深深地吸引着我,将我从办公桌后呼唤出来,走进活生生的街上——兴奋、战栗、尝试、感受及生活。如果克利夫兰的人以前只听过一次史普林斯汀的演唱,那他们以后将会听到我唱数百次。“不撤退,宝贝,不投降。”总而言之,这段歌词对他们的意义,就跟对我的意义一样:不要让任何事阻碍了你达成目标。

  言出必行诚信、公开、授权、团队合作。在接下来的每一次会议中,我强烈要求这几项诉求。我鼓励所有业务人员告诉我或是经理人,他们喜欢什么、不喜欢什么,也期待我们能告诉他们相同的话。犬儒式的讥诮、反咬、指责都将不被容许。

  “任何人如果乱议是非,或是流言谁不干了要离职,那我保证他们会在走出大门之前被我擒拿狙杀。”我信誓旦旦地说。对那些无法接受的人,我也保证会直接告诉他们,这是我能容忍的最大限度,并与他们共同努力找出替代方法。

  “你们或许不了解我,但你们只能相信我。”我说,“我坚持,我们必须是个言出必行的团队。如果我们说,能满足客户的需求,我们就会这样做。

  个人的承诺也是一样,我说我是什么样的人,我就是什么样的人。这也是我对你们的期望。”

  我正在与他们串联、沟通,同时也从周遭的肢体语言看到回应。每一列的座位上,都有好几个人听得身体前倾,眼里闪动光芒。当我侃侃而谈时,他们频频点头。当然我也可以看到少数无法串联起来的人,双臂抱在胸前,下巴微扬,似乎在说:“嗯,等我亲眼见了,我就会相信。”令人遗憾的是,是些好嘲讽的犬儒主义者,即使是机会正面对着他,也视而不见。

  那一次会议我做的,就是要刻意阐明,什么事会发生,什么事不会发生。

  这就是一名领导者必须做的:给予部属一个远景,进而激励他们付出最多、最好的。

  我坚定地告诉他们,再过一段时间克利夫兰将会是该区的第一名。没错,第一名。我预计我们的成功会是惊人壮观的,有一天一定会有一本书把这里的故事记录下来。

  后来听说我当时所描绘的远景,令许多人非常震惊,认为我一定是疯了,就如同他们其中一人告诉华尔街日报的:“我们以为他是嗑了药或是脑筋‘秀逗’了。”

  不到6 个月,我的第一个预测实现了;一年半后,记者兼作家大卫·朵西(David Dorsey)就开始进行撰写一本有关克利夫兰销售区的书,名之为《原力》(The Force)。

  第二章 重新出发──求胜的意志对我来说,人类的生存依赖两种独特的高潮:性及胜利。依赖“性”

  高潮,是为了很明显
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