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（一）函的写作要求
函是一种公文，区别于一般信件。因此，要严格按照函的写作要求进行函的写作。
1．一事一函，突出中心。不能将几件事写在一起，既没有重点，又会影响对方的处理速度。
2．语言规范、明了，语气合乎内容要求。要开门见山，直述缘由，重在叙事，不作讨论；此外，要掌握好遣词造句的分寸，避免给对方造成不必要的误解。
（二）撰写函件应注意的问题
函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。
其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务等活动的正常进行。
范文解析
关于商洽代培统计人员的函
××金融管理干部学院：
得悉贵院将于3月份举办统计人员讲习班，系统培训统计工作人员。国务院《关于加强统计工作的决定》下达后，我厂曾打算集训现职统计工作人员，但由于力量不足，未能实现。现在贵院决定办讲习班，我厂拟派15名统计人员随班学习，请你们代培。如同意，将是对我厂统计工作的有力支持。代培所需费用由我厂如数拨付。盼予复函。
此致
敬礼
×××机床厂（公章）
2008年2月10日
范文分析：
这是一篇发函。标题由“事由＋文种”构成；正文写明了发函的缘由和具体内容，并附加结尾，希望对方能批准自己的请求；最后注明发函单位和日期，整篇函完整简练、用词准确、口气委婉。
训练参考题
1．简述函与一般信件的区别。
2．结合实例回答函的写作格式和具体要求。
第5章
请复类公文写作
Chapter 5
请复类公文主要用于向上级机关汇报工作、反映情况、请求指示，提请审议事项，答复上级机关的询问，答复下级机关的请示事项等。在本章中，我们主要讲述机关单位中常用的报告、请示、议案和批复的有关知识，通过例文解析掌握这4种请复类公文的写作方法。
第一节 报 告
一、报告的概念与发展沿革
（一）报告的含义
报告是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关询问的一种陈述性公文。
报告使用范围很广。按照上级部署或工作计划，每完成一项任务，一般都要向上级写报告，反映工作中的基本情况、工作中取得的经验教训、存在的问题以及今后工作设想等，以取得上级领导部门的指导。
（二）报告的发展沿革
报告和请示同属上行文，起源相同，最早可追溯到古代的“上书”，秦始皇改“书”为“奏”，成为臣下上书帝王的专用文书。汉代称“疏”、“状”，魏晋称“启”，宋以后称“申状”、“呈状”。民国时期沿用“呈”，包括报告和请示。1931年《苏维埃地方政府的暂行组织条例》公布的文种有“报告书”一类，包括了“报告”和“请示”。1957年国务院秘书厅《关于公文名称和体式问题的几点意见（稿）》将报告和请示明确分开。1993年的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）中报告有“提出意见或建议”的功能，2000年的《办法》删掉了这个功能，增加了“意见”这个文种。
（三）报告的适用范围
报告，在已发布的党、人大、政府、军队的公文处理规范中，都规定了这个文种。其适用范围大体上是一致的，但也有些区别。这四个大机关对报告下的定义如下：
《中国共产党机关公文处理条例》（以下简称党的《条例》）中规定：报告，“用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问”。
《人大机关公文处理办法（试行）》（以下简称人大《办法》）中规定：报告，“适用于报告工作、反映情况、提出建议或答复询问等”。
《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）中规定：报告，“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”。
《中国人民解放军公文处理条例》（以下简称军队《条例》）中规定：“向上级机关汇报工作、反映情况和意见建议，询问用“报告”。
从以上定义可以发现，四大机关的报告，均为上行文。其中，党、人大、军队的报告，都规定了四项用途，包括汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级机关询问等。唯独政府的报告，只有三项用途，即汇报工作、反映情况、答复上级机关询问，而没有“提出建议”这个功能。上文中已经提到，在2000年发布的行政《办法》之前，也曾有“提出建议”的功能，在新的行政《办法》中取消了这一功能而增加了“意见”这一文体。
二、报告的类别与作用
（一）报告的类别
报告的种类很多，按其用途来分，常用的有5种：
1．工作报告，即某项工作进行到一定阶段，以书面形式的报告向上级机关写的汇报材料。
2．情况报告，即就某一问题或某一偶发事件专题向上级汇报的报告。
3．答复报告，即下级机关回答上级机关询问的报告。
4．报送报告，即下级机关向上级机关报送文件、物件时随文随物写的报告。
5．例行报告，即上级机关规定届时必送的一种报告。
（二）报告的作用
1．向上级机关汇报工作。向上级机关定期或不定期地汇报一个时期内的全面工作或某项工作，包括工作开展情况、经验教训、今后安排等。
2．向上级机关反映情况。向上级机关反映政治、经济和社会等方面的重要情况和值得注意的新问题。
3．答复上级机关的询问。以上两种情况是下级机关的主动行文，而这种是下级机关的被动行文，上级询问有关情况，下级予以答复。
三、报告的写作方法与格式
报告的结构主要由标题、主送机关、正文、落款四部分构成。
（一）标题
报告的标题通常采用完全式标题，即由发文机关、事由和文种组成，但有时候可根据需要省略发文机关，如《××市人民政府关于治理××河水质污染问题的报告》
（二）主送机关
在正文之前的上款要写明受文机关的全称或规范化简称，行政机关的报告，主送机关尽量要少，一般只送一个上级机关即可。
（三）正文
报告的正文一般包括缘由、事项和结尾三部分。
1．报告缘由，即为什么要写报告，常用简练的语言直陈其由，并用“现报告如下”的习惯语过渡到下文。
2．报告事项，如果报告的是事件，要写明事件的起因、经过、结果和处理意见；若报告的是反映问题，则要把反映的问题产生的原因、影响、解决办法写出来；若答复上级询问，则要有针对性地作出相关问题的解答。
3．报告结尾，一般用呈请语作结尾。
（四）落款
要标注发文机关全称或规范化简称，另外要加盖印章，标明成文时间。
四、报告的写作要求与注意事项
在报告的写作过程中，首先要坚持实事求是，报告的性质决定了报告必须要坚持实事求是的原则，不管是汇报工作还是反映问题，都要求客观、真实。其次要在报告中敢于摆出自己的观点，明确地表明自己对问题的看法。
范文解析
江西省“关爱女孩行动”试点工作情况报告
国家人口和计划生育委员会：
我省“关爱女孩行动”试点工作于2003年5月正式启动。按照国家的要求，全省除国家试点县外，还确定了12个试点县市。一年来，在各级党委政府的高度重视及相关部门的大力支持配合下，关爱女孩行动试点工作得到了社会各界与群众的广泛响应，取得了明显成效。
一、精心组织，周密部署
省人口计生委党组认真学习国家人口计生委有关开展关爱女孩行动试点的文件，深刻领会开展关爱女孩行动试点工作的现实意义和深远意义，并结合我省实际，对关爱女孩行动试点工作进行精心组织和周密部署。
1．成立机构。（略）
2．抓好试点启动工作。（略）
3．抓好调研。
二、加强指导，稳步推进
关爱女孩行动试点工作的成败，直接影响低生育水平的稳定，影响人口与自然的和谐发展。关爱女孩行动的核心是爱。省人口计生委要求各级计生系统干部在各项工作与服务中充满一个“爱”字，贯穿一个“爱”字，渗透一个“爱”字，把工作做细、做实、做好。
三、加强领导，部门协调
（一）建立三大机制。（略）
（二）规范部门行为。（略）
（三）发动社会广泛参与。（略）
四、存在的问题（略）
五、下步打算（略）
江西省人口计生委
二〇〇四年八月十日
范文分析：
这是一篇工作报告，在报告中详细介绍了江西省开展“关爱女孩行动”的相关情况，结构严谨，语言流畅，思路清晰，目的明确，可作为报告的范式。
训练参考题
根据下面提供的材料，请以A市商业局的名义向省商业厅起草一份报告。
阅读材料
（1）2009年2月20日上午9点20分，A市万都百货商场发生重大火灾事故。
（2）事故后果：未造成人员伤亡，但烧毁四层楼房一幢及大部分商品，直接经济损失800万元。
（3）施救情况：事故发生后，市消防队出动10辆消防车，经近4个小时扑救，火灾才被扑灭。
（4）事故原因：直接原因是电焊工孙某违章作业，在一楼铁窗架电焊火花溅到易燃货品上引起火灾，但也与万都百货商场安全制度不落实，管理上存在漏洞，许多安全隐患长期得不到解决，以及员工安全思想模糊有关。
（5）善后处理：市商业局副局长带领有关人员赶到现场调查处理；市人民政府召开紧急防火电话会议；市委、市政府对有关人员视情节轻重，做了相应处理。
第二节 请 示
一、请示的概念与特点
（一）请示的概念
请示是下级机关向上级机关请求对某项工作、问题作出指示，对某项政策界限给予明确，对某事予以审核批准时使用的一种请求性公文。
（二）请示的特点
请示作为一种呈请性的上行文，具有以下特点。
1．呈请性。请示是向上级机关请求指示和批准的公文，行文内容具有请求性。
2．期复性。请示的行文目的是请求上级批准，解决某人的具体问题，期望作出明确答复，因此具有期复性。
3．单一性。所谓单一性，是指“一文一事”，一份请示写一个问题。请示中的问题一般都是亟待解决的问题，迫切希望得到上级的及时批复，因此在写请示时一定要体现内容单一、集中的特点，做到“一文一事，一文一请示”。
4．提前性。请示的行文必须在事前行文，等上级作出指示后才可付诸实施，不能“先斩后奏”。
二、请示的类别与作用
（一）请示的分类
根据请示的不同功用及行文目的，大致可以分为以下三种类型。
1．请求指示类。又叫政策性请示，这类请示是对有关方针政策、法律法规的理解和执行不够准确，或者事件重大不能擅自做主，需要上级给予明示。如辽宁省司法厅给国家司法部的《关于可否批准民盟等非社会团体的党派和组织成立律师事务所的请示》等，属于请求指示类。
2．请求批准类。对于本属于上级机关管理权限内的事情，下级机关打算代理去办，但事先必须请示上级批准，即属此类请示。如《××市人民政府关于要求将323国道××至××段列入省“九五”交通重点工程建设计划的请示》。
3．请求帮助类。下级机关在进行工作时遇到由于自身人、财、物等困难，无法按时完成时，可以通过请示要求上级给予帮助、支持。
（二）请示的作用
请示在公务活动中使用较广泛，凡是下级机关遇到无权决断、无